Guarda, da quello che mi dici, credo di intuire che il problema risieda nel fatto che la tua azienda non sia propriamente a posto (nemmeno dopo frequenti controlli) con le licenze software.

L'unica cosa che mi viene in mente nel sentire di storie con aggiornamenti e licenze, è il WGA, ovvero quel componente che controlla che sul sistema non sia installato software contraffatto: anche se hai una licenza originale di Windows, non hai alcun obbligo di installare il WGA, ma così facendo perdi gli aggiornamenti "non essenziali" (ad esempio fino a qualche tempo fa per installare IE7 e WMP11 dovevi passare per il WGA).

Non so esattamente cosa ci sia dietro, e non credo questo sia il luogo più opportuno per discuterne (e se dico che mi permetto di dubitare della buona fede di questo tecnico informatico arriva Winston e mi dice che sono uno che spara giudizi a destra e a manca), però effettivamente il tecnico in questione non è molto informato su come è possibile distribuire il proprio materiale pubblicamente.

Esistono centinaia di applicativi (su tutti... io c'ho redatto la tesi mediante LaTeX) che generano documenti PDF senza infrangere alcuna licenza... ivi incluisi i plugin free che puoi trovare per le più disparate applicazioni da ufficio.

La stessa cosa non è vera per excel... che puoi si generare con programmi alternativi a quelli di microsozz (su tutti l'ottimo openoffice), ma alcune parti riguardanti determinate formattazione sono coperti da copyright e potrebbero non essere liberamente sfruttabili.

Aldilà dei tecnicismi del caso... se hai un prodotto acquisito legalmente (vale anche per i programmi free) in grado di generare quel tipo di documento, non hai alcuna limitazione nella sua distribuzione.

In realtà probabilmente non è proprio così... perchè ad esempio con i cad non puoi, se non erro distribuire, parti di librerie come inclusioni dei tuoi file... roba complicatissima, ma cmq non credo sia il tuo caso!